インターンを辞退・キャンセル・欠席するときの断り方とは

ゼミや合同説明会など就活、部活で忙しく過ごされている学生も多いのではないでしょうか。
インターンシップは就活の一環として多くの学生が参加します。関心がある会社に自ら志願して参加するのが一般的だと思いますが、高い競争率の場合は、インターンに参加するための選考にパスする必要があることも少なくないでしょう。せっかく採用されたインターンシップですが、複数応募しているとインターンの選考結果によっては、キャンセルしなければならなくなったり、当日、寝坊で遅刻してしまったり、体調不良などで欠席することも・・・

その際の
1.インターンをキャンセルするときのマナーと伝えるべき内容
2.連絡方法とタイミング
3.辞退・キャンセル・欠席してしまった時のリスクについてお話していきます。

1.インターンをキャンセルするときのマナーと伝えるべき内容

 インターンの欠席や辞退、キャンセルは当然、会社側にきちんと連絡する必要があります。
もちろん、連絡もしないで欠席、辞退をする事は社会人として言語道断ですが、困ったことに学生の中にはこのような事をしてしまう人がいます。無断欠席をしてしまうと、担当者や他の参加者に迷惑をかけることになりますし、そのような人が選考の際に志望動機を熱弁しても、「責任感に欠ける人」との印象がついてしまったあとでは、何を話しても薄っぺらく感じられ、軽く受け取られるでしょう。

辞退する際に伝えるべき内容とは?

内容は、電話でもメールでも同じです。辞退する事を伝える時には、基本的なことですが誠意を持って伝えましょう。遠くにいる相手に誠意を伝えるにはどうすればよいでしょうか。
例えば、連絡する時間帯や手段に配慮する、どこにでも使えそうな定型分の内容ではなく、自分の言葉を交えたものにする等で相手の感じ方は全くちがってくるでしょう。相手のことを考えた対応を心掛けましょう。また、他社のインターンと日程がかぶってしまった場合は「他社のインターンに参加する」ということは伏せておくのがよいでしょう。わざわざ他社と比較した上で他社を選んだということを伝える必要がないからです。
信用をなくすのは一瞬ですが、信用を取り戻すのには時間がかかることを覚えておいたほうがよいでしょう。
インターンを欠席や、辞退すると本選考に響くのではないかと気になるかと思いますが、このように、欠席・辞退することよりも、断り方が問題となる事が多いのです。

2.連絡方法とタイミング

インターンシップの辞退を申し入れる際の連絡は電話とメールどちらが良いのでしょう。
エントリーしただけで、参加が確定していない段階であっても、参加できないことがわかった時点で連絡するのが、社会人のマナーです。

基本的に電話で連絡し、メールは最終手段と考えましょう

インターンの辞退を申し出る際、まずは電話をかけましょう。ただし、担当者とつながらない、営業時間外に急遽連絡が必要になった際などは積極的にメールで連絡しましょう。

特に電話での連絡をオススメするケース

辞退の連絡が直前のケース

前日や当日に辞退せざるを得なくなってしまったとき、遅刻してしまいそうなときは電話での連絡が必須です。一刻も早く伝えると共に謝罪の意を示しましょう。
メールの場合、担当者のスケジュールに関係なく送信できるメリットがある一方で、いつ相手が確認するのか、確認できているのかが把握できないリスクがあります。もし、担当者が把握できてなかった場合、無断でキャンセルをしたと判断されかねません。

メール送付後の返信が来ないケース

1度メールにて辞退の意を伝えたが、返信が来ない場合、他のメールに埋もれてしまっていたり、手違いで届いてない場合もありますので、電話で確認するのが良いでしょう。
その際は、「○月○日○時にメールにてご連絡させていただいたのですが・・・」などと伝えると、担当者も確認がしやすいですし、既に連絡をしていることも伝えられます。

連絡のタイミング

辞退・遅刻・欠席、いかなる場合もできる限り早めの連絡を心掛けましょう。まだ日程に余裕がある時点で電話をかける場合、営業時間内で相手に配慮した時間を選びましょう。朝一番は朝礼や会議、急ぎの仕事にあたっている可能性が高く、忙しい時間帯ですし、お昼時は休憩の邪魔になる可能性がありますので避けましょう。午前中であれば、11時過ぎ、または午後に連絡するのが良いでしょう。
また、企業からインターンシップの選考合格の連絡をいただいた場合は、当日中に参加の意思を回答するべきでしょう。もし、参加意思をすぐに決められない場合、企業に回答期限を確認しましょう。回答期限を越えても結論が出ない場合、企業に回答を待っていただけるように相談してみましょう。連絡なく、期限を越えることはマナー違反です。企業への誠実な対応を心掛けましょう。

3.辞退・キャンセル・欠席してしまった時のリスクについて

やむを得ず、インターンを辞退・キャンセル・欠席してしまった場合、気になるのがそのリスクではないでしょうか。
本選考に影響するのかどうか・・・こちらに関しては、不利になる「可能性」があります。もちろん可能性の話なので、絶対不利というものでもありません。ですが、企業は多くの時間やコスト(社員の人件費、場所代など)をかけて開催しています。参加の機会を与えてもらったことに感謝の気持ちを伝えましょう。その上で、できる限りインターンに参加できるよう調整し、どうしても難しい場合は、出来る限り早めの連絡を心がけ、連絡をする際は丁寧に辞退・キャンセルをすることを伝えましょう。対処方法を誤ると、「だらしない人」「常識を知らない人」「信用できない人」とネガティブな印象を与えかねません。いってしまえば、不利になるかどうかは、あなた次第です。対処方法を誤らなければ、その後の選考で不利になるということは避けられる可能性もおおいにあるのです。

先にもお伝えしましたが、一度失った信用の回復には相当の時間がかかることを肝に銘じ、誠意を持って丁寧に対応しましょう。