インターンにまつわるメールの話

多くの方が、インターンをきっかけにはじめて社会人の方とメールのやりとりをすることとなるのではないでしょうか。
普段、友人に送るのとはワケが違う・・・相手が社会人となれば、メールにもマナーが必要となります。
メールの作り方、送り方や注意すべき点、管理の仕方まで詳しくお伝えいたします。

メールでやり取りをする際に押さえておくとよい点

・時間に余裕があるなら電話でなく、メールで連絡する
メリットとして
1.事前準備ができる
2.やりとりが手元に残り、後から確認できる
3.聞き間違いがない
4.相手の忙しい時間帯に連絡してしまう心配がない

・時間に余裕があるなら電話でなく、メールで連絡する

・送信の前に読み返してみる
 メールを作ってすぐよりも、少し時間を置いてから読み直すと修正点がみつかりやすいです。文章の向け・漏れが心配な場合は、指差し確認しながら読むとみつけやすいでしょう。
また、メールを作るときは「書式設定」を「テキスト形式」にしておくとよいでしょう。
「HTML」や「リッチテキスト」は記号などが文字化けして相手が読めないリスクがありますので確認しておきましょう。

一般的なメールの書き方

メールを送るときに注意すべき点

・誤字脱字
・改行を入れる
・メールを送る時間帯
・文頭に「宛名」を、文末に「署名」を入れる

メールでのやりとりをする時に押さえておきたいポイント

 メールの構成要素
1.宛先
メールアドレスが記載されている場合はコピー&ペーストするのがベターです。
自分で入力する場合は打ち間違えるリスクがあるので、注意が必要です。
2.件名
同じような内容のメールをたくさん受け取る企業の担当者もいるので、「インターンシップ参加申し込み ○○大学・田中一郎」等ひと目で用件が分かるタイトルをつけ、学校名、氏名は必ずいれておきましょう。受け取った相手がメールを検索しやすくなります。
3.宛名
株式会社なども略さず書き、「部署名」「役職」「相手の名前」の順で入力し、個人名が不明なら、「ご担当者様」と入れましょう。
社名や人の名前をを間違えるのが大変失礼ですので、誤字や脱字に特に気をつけましょう。
また、敬称忘れにも注意しましょう。
4.本文
本題に入る前に、「挨拶文」と「名乗り」を入れましょう。
「挨拶文」は初回メールでは、「初めてメールをお送りいたします」、2回目以降のやり取りで、「お世話になっております」などがよいでしょう。
「名乗り」とは、学校名、学部、氏名(フルネーム)のことです。
その後、本文に入りますが、あまりに長すぎるメールは相手への負担になることがありますので、注意が必要です。
また、書き方も相手の読みやすいように1行の長さ、段落などで1行空ける、改行するなどすると良いでしょう。
5.署名
最後に「氏名」「学校・学部名」「連絡先」を入れましょう。
あらかじめ作成し、登録しておくと便利です。必要な情報を相手に読みやすく提示できるようにしましょう。

インターンに応募する際のメール

インターンに応募する際のメールは、第一印象を左右する大切なものです。書き方は一般的なメールとあまり変わりありませんが、ビジネスマナーを踏まえつつ、要件が的確に伝わるように書く事を心がけましょう。

当然ですが、インターンへの応募メールで一番重要となるのは、「インターンシップに応募したい」ということを伝えることです。

「なぜメールを送っているのか」という理由として「宛名」「挨拶」「名乗り」のあと、「本文」の文頭に「インターンシップに応募したい」という意思を伝える文章をもってくると担当の方に伝わりやすいでしょう。

また、インターンに応募するにあたり熱い思いがある方も少なくないと思います。
志望動機を書く際も、結論をはじめに書くと分かりやすいです。
また、複数の企業へ応募する際はそれぞれの応募先企業に併せて書き分けることをオススメします。
「社会経験を積みたい」という一文だと「ウチでなくてもよいのでは?」と思われてしまいます。熱い思いがあるのであれば尚更、応募先企業ならではの理由、また業種、職種に関する理由を盛り込むことに注力してください。どこでも通用しそうな動機では担当者の目に留まりません。

インターンや、面接辞退の際のメール

複数のインターンに応募していて他社のインターンに行くことにした、日程がかぶってしまった・・などは、企業側もある程度把握していますので、辞退する事は問題ありませんが、辞退の仕方が重要です。

その際に必要なことは、「企業の立場になって考えること」。

企業の人事担当も人間ですので、連絡もなくインターン当日に来なかったり、当然のように辞退する学生と、事情を説明し、謝罪の一言を添えて連絡する学生とでは心象も変わりますし、その後の対応も変わってくるでしょう。
企業側も貴重な人と時間を割いて採用活動を行なっています。
このことをよく理解した上で対応するのがよいでしょう。

辞退しなければならなくなった場合、辞退が決まった時点でその旨を迅速に企業側に伝えましょう。
メールで辞退の意思を伝えるとき、以下の例文を参考にしてください。

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例:
件名:インターンシップ辞退のご連絡【○○大学△△学部■■■■(氏名)】
   ※件名を見ただけで誰からの何についての連絡か分かる様にする

株式会社○○○
△△△部(部署)
■■■■様(担当者)

(挨拶文)お世話になっております。
○○大学△△学部の■■■■(氏名)と申します。

先日は、貴社のインターンシップについてのご案内をいただき、誠にありがとうございました。
こちらの件に関しまして、あいにくではございますが、(辞退の理由)のため辞退させていただきたくご連絡いたしました。

貴重なお時間を割いていただき、せっかくの機会を頂いたにも関わらず、このようなお返事となってしまい、大変申し訳ございません。
また、本来直接お詫びすべきところ、メールでのご連絡となりましたことを、重ねてお詫び申し上げます。

貴社には大変なご面倒をおかけしてしまうことと存じますが、ご容赦の程よろしくお願い申し上げます。

署名

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上記はあくまで一例ですが、大切なのは、「インターンシップへの参加の機会をいただいたお礼」「辞退すること」「謝罪」が伝わることです。

インターンについて質問をするときのメール

メールの返信の仕方

インターン参加前後のお礼のメール

番外編:メールを使いこなす

・相手のアドレスを登録
注意として登録した表記がそのまま相手にも表示される場合もあるので、アドレス帳に登録する際は、「社名」「部署名」「氏名」を入力し、敬称までつけるようにしましょう。
また、入力した漢字の誤字脱字は必ず確認しましょう。

・各場面ごとに「テンプレート」を作成しておく
挨拶文や、署名は毎回使うものなので、テンプレートを作成しておくと署名もれなどがなくなります。
また、
・専用フォルダで管理
受信トレイに「就活フォルダ」専用のフォルダを作っておくと、日程や内容の確認などでメールを探す際もみつけやすくなります。
最初にメールの返信があった時点でフォルダへの仕分けルールを設定すれば、その後は自動的に仕分けることができます。

・重要なメールにはフラグを活用する
重要なメールには目印として「フラグ」をつけておくと、他のメールと差別化でき、さらに見つけやすくなるでしょう。